¿Son los empleados los culpables? No. La concentración en las mismas tareas conduce a una mayor fatiga, por lo que se producen errores. Ahora este problema se está resolviendo con éxito gracias a las tecnologías modernas. Los robots "vienen" a trabajar con documentos en lugar de las personas. Y lo hacen con la máxima precisión. La robotización se ha convertido en un paso adelante en los procesos rutinarios de gestión de documentos.
¿Por qué la robotización de la gestión documental de los procesos empresariales?
Para empezar, merece la pena decir por qué el proceso en su conjunto necesita robotización.
Un empleado de una empresa puede ser un buen especialista y realizar su trabajo a un nivel decente. Pero con la realización constante de tareas similares, el factor humano puede fallar. Por ejemplo, los informes y cálculos incorrectos de los empleados. Si el trabajo con documentos se produce todos los días, y la propia documentación es del mismo tipo, entonces los ojos simplemente se cansan. Por ello, se producen errores.
Para algunas especialidades, dedicar tiempo a la rutina no afecta positivamente. Por ejemplo, los responsables de RRHH trabajan a menudo con documentación. Tienen que buscar y formalizar nuevos empleados, controlar la eficacia de todo el equipo.
Hay muchas tareas, y en las grandes empresas incluso unas pocas personas pueden no ser capaces de hacer frente al volumen. Esta carga reduce la productividad y provoca el agotamiento de los empleados.
En tales situaciones, es necesaria la robotización. Un robot se convertirá en un nuevo miembro del equipo y podrá trabajar todos los días a cualquier hora del día. Las largas jornadas laborales no afectarán al resultado. Además, desaparecerán los errores en los documentos y el proceso será mucho más rápido. Al mismo tiempo, los empleados podrán ocuparse de tareas para las que antes no tenían tiempo.
¿En qué ámbitos puede e incluso debe robotizarse la gestión de documentos?
La robotización del flujo de documentos en los procesos empresariales corresponde a las siguientes áreas:
- Contabilidad
- RH
- Ventas
- Finanzas
¿Qué se puede robotizar?
Un robot realizará cualquier tarea que conste siempre de los mismos pasos coherentes:
- Emisión de documentos - el robot genera y envía actas de conciliación, emite facturas y avisos de entrega, recopila la información necesaria para la gestión documental.
- Automatización de actas de conciliación - el robot acepta, procesa y envía actas, reconoce el texto, crea actas de desacuerdos.
- Procesamiento de las solicitudes de los empleados: el robot genera certificados de pagos de impuestos, verifica los informes de anticipos.
- Mantenimiento de la información y de las referencias - el robot fija el plan contable y añade analíticas, gestiona los datos de las contrapartes.
- Distribución de extractos bancarios - el robot recibe los extractos bancarios por correo, introduce los datos en el sistema contable y prepara un informe de tesorería.
- Elaboración de informes - el robot cierra el periodo en el sistema contable y realiza conciliaciones.
- Auditoría y control fiscal - el robot realiza el control mediante listas de comprobación, atiende las peticiones de las autoridades fiscales, selecciona los documentos necesarios.
¿Para cuáles tareas específicas es más conveniente el robot?
Basándonos en nuestra experiencia, hemos elaborado una lista de tareas para las que las empresas utilizan un robot con más frecuencia. Éstas son algunas de las que se utilizan en el departamento de contabilidad:
- Elaboración de informes anticipados;
- Preparación de estados de conciliación;
- Procesamiento de órdenes de pago;
- Carga de datos NIIF;
- Conciliación de órdenes de pago;
- Redacción de cartas de presentación.
¿Tiene algún efecto la robotización de la rotación de documentos en los procesos empresariales?
La mejor forma de entender la eficacia es ver ejemplos. Para ello, tomemos la experiencia de nuestro cliente, una de las mayores compañías de seguros.
La empresa ha implementado el software PIX y ha robotizado el procedimiento de reclamación directa. Anteriormente, se encargaba de ello un departamento completo de 10 personas.
El robot programado funciona según el siguiente principio:
- Ejecuta un programa para reconocer los documentos escaneados;
- Reconoce el certificado de la estación de servicio;
- Evalúa la exactitud y corrección del documento;
- Comprueba si los documentos adjuntos cumplen los requisitos;
- Si la solicitud no supera la comprobación, el robot envía una solicitud a la segunda compañía de seguros. Si no hay errores, completa la tramitación e indica la corrección del documento.
El resultado de la implementación del RPA fue una aceleración múltiple del trabajo con la aplicación. El empleado digital trabaja a cualquier hora del día y sin días libres, y el trabajo con el sistema es 10 veces más rápido. Ahora este robot procesa varios miles de solicitudes a la semana. El 70% de ellas no necesitan ser supervisadas por especialistas.
La experiencia de utilizar PIX RPA en otros proyectos también ha demostrado su eficacia:
- Un robot para trabajar con sistemas de gestión de documentos electrónicos y la base de datos 1C redujo el tiempo de recopilación de informes para el servicio fiscal de 2,5 horas a 1 hora - el propio robot recopila la información necesaria, forma el registro y lo envía al contable.
- Un robot RPA con un módulo de aprendizaje automático conectado redujo el proceso de clasificación de pagos de 2 a 3 horas a 1 minuto: el robot selecciona y asigna las partidas de flujo de fondos y análisis.
- Un robot PIX para la conciliación periódica de pagos entre la empresa y sus proveedores pudo liberar de una vez a 30 contables del trabajo rutinario - el robot recibe un acta de conciliación, solicita y recibe de ERP actas de conciliación con el proveedor y luego forma un protocolo de desacuerdo.
Ventajas de robotizar la gestión documental
La implementación de un empleado digital tiene muchas ventajas. Las principales son:
- El tiempo necesario para completar las tareas se reduce varias veces;
- Es posible programar escenarios robotizados para distintas tareas en función de los elementos del proceso empresarial que consumen más energía;
- Los errores en los informes son prácticamente inexistentes o nulos;
- Los empleados realizan tareas inteligentes y creativas en lugar del monótono trabajo con documentos.
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