La participación en licitaciones electrónicas, tanto para el proveedor como para el cliente, exige una atención constante a los detalles durante el proceso de licitación. Concentrarse en el mismo tipo de tareas lleva a cometer errores. Incluso los empleados con experiencia pueden cometer errores al trabajar con documentos.
¿Por qué es necesaria la robotización de los procesos comerciales de compras y ventas?
Para las empresas comerciales, la participación en procedimientos de licitación es parte integrante de sus actividades. Una empresa proveedora participa en una licitación en la que ofrece sus servicios. Puede presentarse a varias licitaciones.
Como ejemplo práctico sobre la necesidad de robotizar el proceso comercial de venta, cabe mencionar la participación en subastas para el suministro de productos a cadenas minoristas o tiendas. Puede haber cientos de ofertas de productos. Una vez que se presenta una oferta y comienza la puja, varios empleados tendrán que supervisar activamente las fluctuaciones de precios y cambiar la oferta. Este proceso en sí mismo es bastante complejo: hay que procesar la información y reaccionar rápidamente a los cambios.
Si se trabaja de forma tan activa durante varias horas seguidas, pueden producirse errores. En algunos casos, un empleado puede no tener tiempo de reaccionar a los cambios de tarifa o simplemente olvidarse de hacer algo. Con semejante carga de trabajo, estos errores son normales.
Los robots liberan de esta rutina a los empleados o incluso a todo un departamento de especialistas. No se cansa y no se distrae. Estos procesos son rápidos y precisos en la medida de lo posible. Con el objetivo de no llevarse una licitación con pérdidas para la empresa, ésta puede especificar un precio mínimo para la mercancía. Entonces el robot no bajará el precio.
En el departamento de compras, el robot también ayuda a aliviar la carga de trabajo del personal. Por ejemplo, puede preparar documentos para los procedimientos de licitación.
¿Qué procesos empresariales de compras y ventas pueden robotizarse?
Ejemplos de trabajos que pueden confiarse a los robots:
- Procesar las propuestas de los licitadores;
- Carga de documentación en el sitio web de compras públicas;
- Carga de datos sobre nuevas licitaciones en el CRM;
- Recopilación y análisis de cambios de precios;
- Trabajar con reclamaciones.
Ejemplo de robotización de procesos de participación en licitaciones
Un cliente de PIX Robotics implementó PIX RPA para supervisar nuevas licitaciones. El empleado digital funciona de acuerdo con un sencillo algoritmo: comprueba periódicamente los correos electrónicos y busca correos con información sobre nuevas licitaciones. Si hay tales correos electrónicos, el robot va de forma independiente al sitio de licitaciones necesario, encuentra un procedimiento específico e introduce información sobre él en el CRM. A continuación, el manager procesa esta información.
Antes de la implementación de RPA, se dedicaban 4 horas al día a supervisar las licitaciones. El robot sólo necesita 12 minutos para completar esta tarea. El empleado digital también sortea captchas en sitios web por sí mismo; una persona interviene en el proceso sólo en contadas ocasiones.
¿Cuándo conviene robotizar los procesos empresariales?
- Una empresa tiene más de 100 artículos de bienes o servicios;
- Los empleados no tienen tiempo para seguir las fluctuaciones de precios de todos los artículos a la vez;
- Al menos 5 personas participan todos los días en los mismos procesos empresariales;
- Al menos el 30% del tiempo de trabajo del equipo se dedica a licitar.
Dé a sus empleados la oportunidad de realizar un trabajo inteligente y aumente la eficiencia de su empresa. Un empleado digital de la plataforma de RPA PIX le ayudará a conseguirlo haciéndose cargo de toda la rutina.
El equipo de PIX está a su disposición para responder a sus preguntas sobre la robotización con RPA. Puede preguntarles en el chat de la página web o llamarnos por teléfono. También puede realizar preguntas en nuestra comunidad en Telegram.