RPA es cada vez más popular, pero sigue habiendo preguntas sobre esta tecnología. En este artículo damos respuesta a las más populares.
¿Qué es RPA?
RPA, o Robotic Process Automation, es la automatización de procesos empresariales mediante robots de software. Los robots RPA sustituyen a los humanos en tareas rutinarias y ayudan a reducir el coste de estos procesos. Por ejemplo, hay un departamento que recibe diariamente correos electrónicos con datos de clientes. Los empleados tienen que abrir los correos, leer la información e introducirla en una base de datos. Se trata de un trabajo bastante monótono y que requiere mucho tiempo. Aquí es donde la RPA resulta útil: los robots se encargarán de este proceso y realizarán las tareas rápidamente y sin errores.
La plataforma RPA consta de tres componentes:
- PIX Studio: Entorno de trabajo donde el desarrollador de RPA construye los algoritmos de los robots, establece las derivaciones y las excepciones.
- PIX Robot, o empleado digital: el algoritmo en sí, que fue creado en Studio. El robot realiza tareas 24/7, no se cansa y puede trabajar con cualquier fuente de datos.
- PIX Master (orquestador): un espacio donde se puede supervisar el trabajo de todos los robots en ejecución, construir vínculos entre ellos, y recibir puntualmente información sobre los errores.
¿Qué procesos empresariales se pueden automatizar con RPA?
RPA permite automatizar casi todos los procesos empresariales que tienen un algoritmo claro. La mayoría de las veces se trata de tareas rutinarias relacionadas con el flujo de documentos y la supervisión: por ejemplo, el seguimiento de los precios de los competidores, el envío de facturas o el cálculo de salarios.
Ahora los robots se utilizan cada vez más para tareas más serias. Por ejemplo, en las empresas de fabricación, los robots pueden configurarse para controlar el cumplimiento de las normas de seguridad: si un empleado lleva puesto el casco y si el equipo está en buen estado de funcionamiento.
Hemos descrito las tareas que puede cubrir RPA, utilizando ejemplos de diferentes industrias y sectores. Para obtener más información, seleccione y navegue hasta el tema que le interese:
¿Es necesario cambiar los sistemas informáticos al implementar RPA?
No. Mientras que la automatización clásica puede requerir la introducción de nuevos sistemas, los robots pueden trabajar sobre los sistemas actuales. Esto es posible gracias a que trabajan con sistemas informáticos no a través de API o bus de integración, sino mediante una interfaz gráfica de usuario. Es decir, el robot entra en programas o sitios web del mismo modo que un humano, pulsando botones y rellenando campos.
Ejecutar robots de software a través de una interfaz gráfica de usuario ahorra tiempo y dinero en la implementación y permite a los empleados trabajar con programas conocidos sin tener que volver a formarse.
En el caso de PIX RPA, hay otras dos ventajas importantes: la integración nativa con ERPs como 1C y la posibilidad de instalar la plataforma RPA en Linux. Al implementar los robots, las empresas no tendrán que abandonar estos programas ni el sistema operativo.
¿Es RPA adecuado para pequeñas y medianas empresas?
Sí. No hay restricciones en cuanto a la escala de la empresa para la RPA, sólo puede diferir el número de robots en funcionamiento. Por lo tanto, si hay tareas que necesitan robotizarse y existe un potencial de beneficio económico, merece la pena pensar en implementar una plataforma RPA.
¿Cómo entender que la tecnología RPA es adecuada para una empresa?
Es necesario determinar si existen tareas rutinarias en los procesos empresariales que deban realizarse de forma regular. Por regla general, casi todas las empresas las tienen, y ya le contamos más sobre cómo seleccionar los procesos adecuados en este artículo: ¿Cómo encontrar procesos para la robotización?.
Para determinar la necesidad de optimización, se lleva a cabo una auditoría. Le permitirá seleccionar los procesos que más necesitan automatización, para que el robot pueda cargarse de trabajo al máximo y no se quede parado.
¿Con qué rapidez se implementa RPA en una empresa?
La velocidad de implementación de una plataforma RPA depende de la complejidad del proceso empresarial. Normalmente, la implementación comienza con un piloto, un proyecto sencillo en el que se automatizan uno o varios procesos empresariales pequeños. Esto es necesario para que las empresas puedan evaluar la eficacia de la solución en la experiencia personal y luego escalar la robotización.
Una semana puede ser suficiente para poner en marcha un proyecto piloto. Si se requiere una robotización a gran escala y ya existe una larga lista de procesos para robotizar, se necesitará más tiempo.
Es importante tener en cuenta que la robotización en sí no es una tarea aislada. Para obtener el máximo beneficio de la implementación de RPA, es necesario supervisar periódicamente los procesos de negocio de la empresa. De este modo, podrá encontrar cada vez más tareas que puedan asignarse a robots.
¿Con qué rapidez puede un robot realizar una tarea en comparación con una persona?
La velocidad de realización depende de la tarea.
- Hay tareas que no requieren mucho tiempo en sí mismas: por ejemplo, distribuir las opiniones de los clientes entre positivas y negativas. Con la ayuda de robots, estos procesos pueden acelerarse entre 2 y 3 veces.
- Hay tareas que realizan varios o incluso docenas de empleados, como procesar las consultas de los clientes. Un robot puede acelerar estas tareas 5, 10, 20 e incluso 60 veces.
Y lo que es más importante, tras la automatización robótica de procesos, los empleados podrán dedicarse a tareas más importantes y su participación en procesos rutinarios será mínima.
Puede consultar ejemplos concretos de robotización de procesos de negocio reales en la sección "Casos de éxito".
¿Cómo supervisar el trabajo de un empleado digital?
Para ver si el robot de software está haciendo su trabajo, las plataformas de RPA tienen el Master. Se trata de un componente en el que se puede ver la eficiencia de cada robot: con qué frecuencia se lanza, si hay errores en su trabajo.
Además, en el Master se puede construir un algoritmo de varios robots y ver cómo trabajan juntos. Para el correcto funcionamiento del Master, debe trabajar con la versión actual del componente y actualizarla cuando salga una nueva versión.
Otra forma de controlar el trabajo de los robots es un sistema BI. En él se pueden realizar informes sobre el trabajo de los robots y ver cuánto tiempo dedican a las tareas, qué porcentaje de tareas sin completar tienen, cuántas operaciones realizan u otros indicadores de interés. El informe puede personalizarse según las características y tareas de una empresa concreta.
Más información sobre PIX BI¿Cuántos robots se pueden implementar en una empresa?
No hay restricciones en cuanto al número de robots, lo principal es que haya necesidad de ellos. De este modo, el efecto de la robotización de los procesos será más notable: tanto en términos de velocidad de realización de las tareas como de beneficios económicos.
¿Un robot puede aprender?
Sí, si la plataforma RPA dispone de tecnología de aprendizaje automático (Machine learning). En este caso, el robot puede procesar la información entrante y, basándose en ella, tomar decisiones que se ajusten a las normas empresariales.
¿En qué se diferencia RPA de IA?
La inteligencia artificial imita el trabajo del cerebro humano: sugiere soluciones a los problemas, toma decisiones y aprende. Un robot informático no trabaja con la "cabeza", sino con las "manos": realiza una tarea siguiendo un algoritmo preestablecido.
IA y RPA pueden trabajar juntas. Por ejemplo, con el módulo de aprendizaje automático antes mencionado, un robot de software puede tomar decisiones basándose en una base de reglas cargada. El robot también puede trabajar con ChatGPT. Aquí tratamos este tema con más detalle aquí.
¿Es posible implementar un robot RPA de forma gratuita?
Sí. Puede descargar la demo de PIX RPA y ejecutar su primer robot. La plataforma puede utilizarse con fines comerciales.
Descargar demo de PIX RPA — aquí.
¿Qué son las funciones de un robot y cuántas puede haber?
Las funciones del robot son una lista de acciones que el robot realiza para llevar a cabo una tarea. Es decir, son cada uno de los pasos del algoritmo de la tarea. Por ejemplo, introducir el programa, hacer clic en el formulario para rellenar los datos, introducir la contraseña, hacer clic en el botón «Entrar», etc. Puede haber un número ilimitado de acciones de este tipo. Además, el robot puede conectar otros robots para realizar la tarea.
¿Qué costes hay que tener en cuenta al implementar robots?
A la hora de planificar la implementación, podemos distinguir dos partidas de costes:
- Coste de la licencia: los proveedores varían tanto en el coste de la licencia como en las condiciones de la misma.
- Equipo: los robots de software pueden ser implementados por un equipo interno, si cuenta con las competencias adecuadas, o por integradores externos.
Lista de empresas de partners de implementación de PIX RPA se encuentra en "Partners".
¿Cuándo esperar el retorno de la inversión de la robotización?
Los periodos de amortización son individuales, ya que dependen del costo de RPA, cuántos procesos se hayan robotizado y qué costes se les asignen cada mes. Según la experiencia de nuestro equipo, una plataforma RPA empieza a amortizarse en 9 meses.
Si tiene alguna otra pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros
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