Cómo las empresas avanzan en la robotización: escenarios
La implementación de robots de software en todo el mundo comienza con una fase de validación. En esta fase, llevan a cabo un piloto: se robotiza un proceso y se evalúa la necesidad de seguir robotizando. El desarrollo posterior sigue uno de los 4 escenarios siguientes:
- Desvanecimiento: la empresa ha implementado un robot, el resultado está claro, pero el potencial futuro no, así que el proceso se desvanece. En la práctica de la implantación, esta etapa se produce muy a menudo si no existe una metodología.
- Estancamiento: se han implementado varios robots en la empresa, aportan un pequeño beneficio económico, pero no hay más desarrollo en esta dirección.
- Crecimiento moderado: existe una práctica de robotización, pero se desarrolla lentamente: la empresa lanza varios robots nuevos en pequeños pasos, pero no hay un crecimiento explosivo.
- Escalamiento: la empresa está robotizando activamente los procesos empresariales y multiplica la ampliación de la robotización a toda la empresa y piensa cómo abarcar más procesos y departamentos.
¿Cómo buscar correctamente procesos empresariales para su robotización?
Hay bastantes formas de buscar. Algunas están orientadas a la búsqueda directa de procesos y otras a motivar a los empleados para que participen en esta búsqueda. He aquí algunas de las posibles opciones sobre cómo llevarla a la práctica:
Utilizar los conocimientos de expertos. Los expertos pueden ser destacados especialistas en TI, analistas y especialistas de centros de excelencia (CoE) dentro de la empresa, o especialistas externos. También puede estudiar "casos de éxito" en otras organizaciones e industrias y adaptar después las soluciones a sus procesos.
Comunicación con los empleados. El objetivo de esta área es averiguar qué tareas realizan los empleados, cuánto tardan, cómo se hacen ahora y si hay formas de agilizarlas. Por ejemplo, puede celebrar reuniones de orientación in situ y elaborar cuestionarios. Para aumentar la eficacia de la comunicación, se puede motivar aún más a los empleados: introducir premios, trasladarlos a puestos de trabajo del departamento de automatización, etc. De este modo, la robotización no irá tanto de arriba abajo, sino al revés: los empleados tomarán la iniciativa.
Analizar los procesos existentes. Para ello es necesario comprobar la documentación y normativa existente sobre los procesos empresariales existentes y cargar datos e informes de los sistemas corporativos para analizar el desempeño de las tareas y la eficiencia de los empleados.Para ello es necesario comprobar la documentación y normativa existente sobre los procesos empresariales existentes y cargar datos e informes de los sistemas corporativos para analizar el desempeño de las tareas y la eficiencia de los empleados.
Otra forma eficaz es el kaizen. La esencia de esta práctica es que un directivo de cualquier nivel desempeña temporalmente las funciones de empleados subordinados o departamentos afines.
El kaizen ayuda a los directivos a evaluar la situación actual de la empresa basándose en su experiencia y a determinar la dirección del trabajo que ayudará a mejorar la eficacia de la unidad.
¿Qué herramientas ayudarán a encontrar tareas para robots?
Para encontrar procesos para la robotización, es importante entender dos cosas: qué procesos componen las actividades de toda la organización y cuántos recursos se gastan en cada uno de ellos. Existen herramientas adecuadas tanto para lo primero como para lo segundo. Por ejemplo, PIX PM y PIX BI.
PIX Process Management. Es una solución para la gestión de procesos de negocio. En ella podemos jerarquizar todas las actividades de la empresa y detallar hasta el proceso más pequeño.
Una vez que un empleado digital se pone a trabajar, en PIX PM podemos ver cómo la robotización de un proceso afecta a los demás. Por ejemplo, podemos introducir un robot, acelerar un proceso y, con él, acelerar un proceso mayor, o puede ocurrir que el robot acelere un proceso pero ralentice otro.
Sin PIX PM sólo podemos hacerlo hipotéticamente o basándonos en el feedback de los empleados, pero con PIX PM se puede ver sin perder tiempo.
De hecho, una implementación exitosa de robots ya implica actividades de gestión de procesos. De lo contrario, tendría que construir la lógica de trabajo para cada robot desde cero.
PIX BI. En el sistema BI, cargamos datos de las fuentes utilizadas por la empresa. Todos estos datos se muestran en forma de diagramas. Se puede hacer un seguimiento de la eficiencia de los empleados e identificar los procesos que consumen más recursos. En función de esto, podemos decidir qué proceso puede asignarse a un robot.
Además, en BI podemos evaluar la eficiencia de los robots: observar el cambio en la productividad antes y después de la implementación de RPA.f
Escalar requiere una búsqueda constante de procesos
El principio clave del éxito de la transformación digital es la evolución constante. Si ha robotizado una tarea de un gran proceso, es un buen paso adelante, pero no debe ser el último. Debe volver a analizar sus procesos una y otra vez, identificar cuáles pueden mejorarse y acelerarse con robots, y aplicar nuevos cambios. Esta es la única forma de que la robotización produzca múltiplos, en lugar de quedarse en la fase piloto o de desvanecimiento.
Obtenga más información sobre la robotización de procesos
El equipo de PIX aborda la robotización de procesos empresariales según los principios de la metodología PROM. Se trata de un gran conjunto de recomendaciones que sin duda resultarán útiles en la práctica: consejos para encontrar y evaluar los procesos adecuados para la robotización, evaluar la eficiencia y los beneficios en términos de costes de la robotización, y mucho más. Aquí sólo hemos contado una pequeña parte del éxito de la búsqueda de procesos
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